10 overvejelser til dit sprogarbejde

Her får du 10 overvejelser, som er gode at gøre sig i alt sprogarbejde. Du kan bruge oversigten til at skræddersy dit sprogarbejde til din organisation og dens udfordringer. Dermed har sprogarbejdet de bedste forudsætninger for at lykkes.

1. Den organisatoriske kontekst
Hvordan tager du højde for de barrierer og problemer, som alt sprogarbejde møder? Du kan med fordel analysere din organisation og undersøge, hvilke problemer og udfordringer der skal løses, for at sprogarbejdet kan slå igennem i organisationen.

2. Kommunikationskulturen og teksterne
For at du kan tilrettelægge sprogarbejdet, så det passer til organisationen, har du brug for viden om kommunikationskulturen og teksterne. Du kan fx analysere kommunikationskulturens grundlæggende antagelser, kortlægge organisationens genrer og analysere teksterne for at se, om de lever op til organisationens kvalitetskriterier for sprog og tekster.

3. Modtagerne
Du bør også stille skarpt på modtagerne, så du får lettere ved at tage højde for deres situation og opstille hensigtsmæssige sproglige målsætninger. Fx kan du undersøge, hvordan modtagerne forstår teksterne, hvad de har behov for at vide, og hvilke holdninger de har til organisationen efter at have læst dens tekster.

4. Målsætningen
Sørg for at knytte sprogarbejdet til forretningen ved at bruge det til at løse et problem, som er afgørende for organisationen, og som kan løses ved hjælp af bedre tekster eller mere hensigtsmæssige skriveprocesser.

5. Topledelsen
Overbevis topledelsen om, at sprogarbejdet er en god løsning på organisationens udfordringer. Fang chefernes opmærksomhed, fortæl, hvordan sprogarbejdet er relevant for dem, vis, hvad arbejdet går ud på, og læg op til handling.

6. Mellemlederne
Klæd mellemlederne på, så de har mulighed for at være så konkrete som muligt, når de informerer medarbejderne om sprogarbejdet. Du kan fx udarbejde en kommunikationspakke til dem med oplysninger om sprogarbejdet, og om hvad det har af konsekvenser for den enkelte afdeling.

7. Medarbejderne
Du kan motivere medarbejderne til at arbejde med sproget ved bl.a. at sørge for, at de føler sig set, at de oplever en sammenhæng mellem anstrengelse og belønning, og at de får dækket deres behov for udvikling i arbejdet.

8. Sproget
Du bør kortlægge, hvad det vil sige at skrive godt i din organisation. I stedet for at følge de klassiske skriveråd kan du overveje kommunikationssituationen ved at finde svar på spørgsmålene: Hvad er det for nogle sproglige målsætninger, teksterne skal opfylde? Hvad er kommunikationssituationen i den konkrete tekst, du arbejder med? Hvilke tekstlige og sproglige greb skal der til for at tilgodese kommunikationssituationen?

9. Organiseringen
Overvej, hvordan du vil organisere sprogarbejdet. Skal det være en driftsopgave, eller skal der etableres et projekt? Vælger du projektformen, bør du udarbejde en projektplan, der beskriver den aktuelle situation og målsætningerne for projektet, leverancerne, projektorganiseringen, rolle- og ansvarsfordelingen, milepælene, resurse- og kompetencebehovene, evalueringen og vejen videre.

10. Effekten
Mål effekten af sprogarbejdet og teksterne ved fx at undersøge, om modtagerne kan huske en omskrevet tekst, om teksten kan spare tid og penge, eller om modtagerne bruger de muligheder for respons, fx links og e-mailadresser, som teksten tilbyder.

Læs mere
I bogen Godt sprog i organisationer – veje til vellykket sprogarbejde finder du flere overvejelser, som kan hjælpe dig på vej før, under og efter sprogarbejdet.